Nos engagements de sous-traitant
Ce que deviennent vos données entre nos mains
Nous entendons des séances qui ne sont pas publiques et nous manipulons des fichiers qui ne nous appartiennent pas. Voici, sans détour juridique, ce que nous en faisons et ce que nous n'en ferons jamais.
Le principe
Ces données ne sont pas les nôtres
Quand vous nous confiez une séance, vous restez le responsable de traitement. Sup Rédac n'est que le sous-traitant, au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données. La distinction n'est pas cosmétique : elle signifie que nous n'avons aucun droit propre sur ce que vous nous transmettez, et que nous n'agissons que sur vos instructions.
Tout ce qui suit découle de ce principe.
Ce que nous recevons
Quatre catégories, pas une de plus
- L'enregistrement sonore de la séance, que nous réalisions la captation ou que vous nous la transmettiez.
- Les documents de séance : ordre du jour, liste de présence, projets de délibération, rapports et annexes.
- Les noms et fonctions des participants, nécessaires pour attribuer correctement les prises de parole.
- Les coordonnées professionnelles de nos interlocuteurs chez vous.
Nous ne demandons rien d'autre, et nous vous invitons à ne rien nous transmettre de plus : un document inutile à la rédaction est un risque sans contrepartie.
Ce que nous en faisons
Produire votre document. Rien d'autre.
Ces données servent exclusivement à établir le compte rendu ou le procès-verbal que vous avez commandé. Nous nous engageons expressément à ne jamais :
- les exploiter à des fins commerciales ou de prospection, y compris les nôtres ;
- les céder, les louer ou les communiquer à un tiers ;
- en conserver de copie au-delà de ce que la mission exige ;
- les utiliser pour entraîner, affiner ou évaluer un système d'intelligence artificielle.
Intelligence artificielle
Le point sur lequel on nous interroge le plus
Vos enregistrements ne sont déposés sur aucun service de transcription automatique.
C'est une conséquence directe de notre méthode : nos comptes rendus sont écrits par des rédacteurs, ce qui rend ces services inutiles. Mais c'est aussi un choix de sécurité. La plupart des outils de transcription grand public conservent les fichiers sur leurs propres serveurs, souvent hors de l'Union européenne, et se réservent dans leurs conditions d'utilisation un droit d'exploitation sur ce qui leur est confié. Déposer l'enregistrement d'un conseil d'administration sur l'un d'eux reviendrait à en perdre le contrôle.
Nous n'entraînons par ailleurs aucun système sur vos données, et nous n'en fournissons à personne pour le faire.
Qui y a accès
Quatre personnes, nommément identifiées
Sur chaque mission, l'accès est limité au chargé de réunion présent en séance, au rédacteur qui établit le document, au relecteur qui le contrôle avant livraison et à l'interlocuteur qui suit votre dossier. Personne d'autre.
Chacun est lié par un engagement de confidentialité écrit et nominatif, dont les effets survivent à la fin de la mission. La rédaction n'est jamais sous-traitée à une autre entreprise : notre seul prestataire technique est l'hébergeur du site et de l'espace client.
Pour les séances de comité social et économique, l'article D. 2315-27 du Code du travail dispose que le prestataire extérieur appelé à enregistrer ou à sténographier les séances est tenu à la même obligation de discrétion que les membres du comité. Notre engagement contractuel ne fait que doubler une obligation que la loi nous impose déjà.
En France, chez CTS — Computers and Telecommunications Systems, 20 rue Albert Einstein à Champs-sur-Marne. Les fichiers transitent exclusivement par l'espace client sécurisé, jamais par messagerie ouverte. Aucune donnée ne sort de l'Union européenne, à aucune étape.
Durées de conservation
Combien de temps nous les gardons
Ces durées s'appliquent à défaut d'instruction contraire de votre part. Vous pouvez les raccourcir ou les allonger par écrit, mission par mission ou pour l'ensemble du contrat.
| Élément | Durée | Ensuite |
|---|---|---|
| Enregistrement de la séance | Jusqu'à la validation définitive du document | Destruction, confirmée par écrit sur demande |
| Documents de séance transmis | Durée de la mission | Destruction |
| Compte rendu livré | Durée du contrat, dans l'espace client | Restitution ou destruction, selon vos instructions |
| Notes de séance du rédacteur | Durée de la mission | Destruction |
| Demande de devis restée sans suite | Trois ans à compter du dernier contact | Suppression |
À la fin du contrat, l'ensemble des données est détruit ou restitué, à votre choix, et nous vous le confirmons par écrit.
Sécurité
Les mesures que nous appliquons
Transit
Dépôt et retrait des fichiers par l'espace client, en connexion chiffrée. Aucun envoi de document de séance en pièce jointe de courriel.
Accès
Comptes nominatifs, un identifiant par personne, droits limités aux dossiers dont chacun a la charge. Révocation immédiate au départ d'un collaborateur.
Postes de travail
Disques chiffrés, sessions verrouillées, sauvegardes chiffrées et conservées en France.
Rédaction sur site
Pour les séances les plus sensibles, la rédaction peut se faire dans vos locaux : aucun fichier ne sort de chez vous.
Destruction
Effacement des enregistrements et des documents aux échéances prévues, sur les postes comme sur les sauvegardes.
Incident
En cas de violation de données, nous vous alertons sans délai et vous transmettons les éléments nécessaires pour notifier la CNIL dans les 72 heures qui vous sont imparties.
Ce que vous pouvez exiger
Vos moyens de contrôle
- Nous donner des instructions écrites sur le traitement, que nous appliquons ou dont nous vous signalons l'impossibilité.
- Signer une convention de sous-traitance — la vôtre ou la nôtre, conforme à l'article 28 du règlement.
- Nous auditer, sur pièces ou dans nos locaux, avec un préavis raisonnable.
- Nous demander assistance pour votre analyse d'impact relative à la protection des données, lorsque la nature de vos séances l'exige.
- Obtenir la destruction ou la restitution de l'ensemble des données à tout moment.
Les personnes concernées
Élus, agents, participants
Les personnes dont la voix est enregistrée et le nom cité disposent des droits prévus par le règlement : accès, rectification, effacement, limitation, opposition.
Ces droits s'exercent auprès de vous, responsable de traitement, et non auprès de nous. Si une demande nous parvient directement, nous ne la traitons pas : nous vous la transmettons sans délai et nous vous assistons pour y répondre.
Une réserve utile à connaître : un procès-verbal adopté est un acte de l'instance. Le droit à l'effacement ne permet pas d'obtenir la suppression d'une intervention régulièrement consignée dans un document qui fait foi.
Marchés publics
L'annexe RGPD de votre consultation
Les dossiers de consultation comportent presque toujours une annexe relative à la protection des données. Nous la renseignons intégralement : description des traitements et de leurs finalités, catégories de données et de personnes concernées, durées de conservation, mesures techniques et organisationnelles, localisation de l'hébergement, liste des sous-traitants ultérieurs, modalités de restitution et de destruction en fin de marché.
Si votre acheteur impose son propre modèle de convention, nous le signons.
Questions fréquentes
Ce que les acheteurs nous demandent
Utilisez-vous nos enregistrements pour entraîner une intelligence artificielle ?
Non, jamais. Ni les enregistrements, ni les documents de séance, ni les comptes rendus que nous produisons ne servent à entraîner, affiner ou évaluer un système d'intelligence artificielle, qu'il soit le nôtre ou celui d'un tiers. Nous ne déposons pas non plus vos enregistrements sur un service de transcription automatique grand public : ces services conservent les fichiers sur leurs propres serveurs et se réservent, pour la plupart, un droit d'usage sur ce qui leur est confié.
Sup Rédac est-elle responsable de traitement ou sous-traitant ?
Sous-traitant, au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données. Le responsable de traitement, c'est vous : l'entreprise, la collectivité ou l'association qui nous confie la séance. Nous n'avons aucun droit propre sur ces données et n'agissons que sur vos instructions documentées.
Où sont hébergées nos données ?
En France, chez CTS — Computers and Telecommunications Systems, à Champs-sur-Marne. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne, à aucun moment de la chaîne de production.
Combien de temps conservez-vous l'enregistrement d'une séance ?
Il est détruit dès la validation définitive du document par le secrétaire ou le président de séance. Une conservation plus longue n'est possible que sur votre demande écrite, pour une durée que vous fixez. Nous confirmons la destruction par écrit si vous le demandez.
Pouvons-nous vous imposer une convention de sous-traitance ?
Oui. Nous signons votre convention si vous en avez une, ou nous vous fournissons la nôtre, conforme à l'article 28 du règlement. Pour les marchés publics, nous renseignons l'annexe RGPD du dossier de consultation : description des traitements, mesures de sécurité, localisation des données, modalités de restitution et de destruction en fin de marché.
Pour toute question relative à la protection des données, écrivez à production [arobase] supredac.fr en précisant « protection des données » en objet. Un référent désigné vous répond.