CA · AG · Conseils de surveillance · Comités
Des procès-verbaux qui tiendront dix ans après la séance
Résolutions littérales, résultats de vote chiffrés, réserves consignées. Nous rédigeons les procès-verbaux de vos organes de gouvernance dans un cadre de confidentialité renforcée, avec un rédacteur durablement affecté à votre instance.
Ce qui est en jeu
Un procès-verbal de gouvernance se relit des années plus tard
Le procès-verbal d'un conseil d'administration ou d'une assemblée générale n'est pas lu par ceux qui étaient présents. Il est lu par un commissaire aux comptes, par un acquéreur pendant une due diligence, par un juge en cas de litige entre associés, par un greffe lors d'une formalité. Parfois dix ans après la séance.
Cela change tout dans la manière de le rédiger. Chaque résolution doit être reproduite dans les termes exacts où elle a été soumise au vote. Chaque résultat de scrutin doit être chiffré. Chaque réserve exprimée par un administrateur doit être consignée — c'est souvent la seule protection de celui qui l'a formulée.
La composition du bureau de séance et la vérification du quorum. La feuille de présence et les pouvoirs. L'énoncé littéral de chaque résolution soumise au vote, dans l'ordre de l'ordre du jour. Le résultat chiffré de chaque scrutin, avec les abstentions et les votes contre. Les réserves et déclarations demandées au procès-verbal. La signature du bureau, puis la transcription au registre.
Les exigences propres à votre forme sociale et à vos statuts — société anonyme, société par actions simplifiée, société civile, association reconnue d'utilité publique, fondation, groupement d'intérêt économique — ainsi que les usages de votre secrétariat juridique. Nous reprenons votre trame plutôt que d'imposer la nôtre.
Quelles séances
Du comité de direction à l'assemblée générale
Conseils d'administration
Arrêté des comptes, conventions réglementées, nominations, autorisations de caution. Résolutions numérotées, résultat de chaque vote, réserves consignées.
Assemblées générales
Ordinaires, extraordinaires, mixtes. Quorum, feuille de présence, pouvoirs, résolutions littérales et résultats chiffrés, y compris sur les séances à forte affluence.
Conseils de surveillance et directoires
Suivi de la gestion, observations sur les comptes, autorisations préalables. Diffusion très restreinte, confidentialité renforcée.
Comités spécialisés
Comité d'audit, comité des rémunérations, comité RSE. Documents courts, techniques, souvent en anglais dans les groupes internationaux.
Comités de direction
Séances hebdomadaires ou mensuelles. Le format synthèse brève est ici le plus adapté : les arbitrages et les actions, rien d'autre.
Assemblées d'associations et de fondations
Conseils d'administration associatifs, assemblées générales de fédérations, congrès statutaires. Vocabulaire propre au monde associatif.
Confidentialité
Le niveau d'exigence des séances de gouvernance
Une séance de conseil d'administration précède souvent une annonce au marché, une opération de croissance externe ou une décision qui n'est pas encore publique. Nous travaillons pour ces séances dans un cadre renforcé.
- Engagement de confidentialité nominatif signé par chaque intervenant affecté à votre instance, avant la première séance.
- Rédacteur unique et durablement affecté à votre instance, jamais remplacé sans que vous en soyez informé.
- Fichiers audio et documents hébergés en France, transitant exclusivement par l'espace client sécurisé.
- Destruction de l'enregistrement dès validation du document définitif, avec confirmation écrite si vous le demandez.
- Possibilité de rédaction sur site, sans sortie du moindre fichier de vos locaux.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande
Quelle différence entre un procès-verbal de conseil d'administration et un compte rendu ?
Le procès-verbal de conseil d'administration est un document social : il constate les décisions de l'organe, il est signé, transcrit sur un registre et opposable aux tiers dans les conditions prévues par les statuts et le Code de commerce. Le compte rendu est un document de travail sans valeur propre. Pour un conseil d'administration ou une assemblée générale, c'est toujours un procès-verbal qu'il faut produire.
Faut-il consigner les débats, ou seulement les résolutions ?
Les résolutions et leurs résultats de vote sont indispensables. La restitution des débats n'est en général pas exigée, mais elle est vivement recommandée dès qu'une décision peut être contestée : elle établit que l'organe a délibéré en connaissance de cause. Elle est également la seule manière de consigner une réserve exprimée par un administrateur, qui peut plus tard conditionner sa responsabilité.
Pouvez-vous travailler sur des séances confidentielles avant annonce au marché ?
Oui, c'est une part importante de notre activité. Chaque intervenant affecté à votre instance signe un engagement de confidentialité nominatif avant la première séance. Les fichiers sont hébergés en France et ne transitent que par l'espace client sécurisé. L'enregistrement est détruit dès la validation du document. Une rédaction intégralement sur site, sans sortie de fichier de vos locaux, est possible.
Intervenez-vous sur des séances en anglais ?
Nous couvrons les séances tenues partiellement en anglais, courantes dans les comités spécialisés des groupes internationaux, et restituons le document en français. Pour une séance intégralement en anglais ou une restitution bilingue, indiquez-le dès la demande de devis : nous mobilisons un rédacteur spécifique.
Combien de temps avant l'assemblée générale faut-il vous solliciter ?
Une semaine suffit pour une séance ordinaire. Pour une assemblée générale à forte affluence ou une séance qui occupera la journée entière, comptez trois semaines. En période d'assemblées — d'avril à juin — réservez le plus tôt possible.