Comment nous travaillons
Sur site, à distance, ou sur votre enregistrement
Trois façons de nous confier une réunion, un seul niveau d'exigence à l'arrivée. Voici, étape par étape, ce que nous faisons entre votre appel et le document validé.
Trois modes d'intervention
Vous n'êtes pas obligé de nous faire venir
Le déplacement d'un chargé de réunion n'est qu'une des trois manières de travailler avec nous. Les deux autres coûtent moins cher et conviennent parfaitement à beaucoup de séances.
Sur site
Un chargé de réunion se déplace, assiste à la séance, prend des notes et enregistre. Il consigne ce que l'audio ne dit pas : entrées et sorties, suspensions, documents distribués en cours de réunion, mouvements de séance.
Indispensable pour les tables rondes, les séances tendues, les instances nombreuses où il faut identifier chaque voix.
À distance
Le chargé de réunion se connecte à votre réunion comme un participant — Teams, Zoom, Meet, Webex — ou se branche sur le flux de diffusion de la séance. Il suit la réunion en direct, identifie les intervenants et prend ses notes comme s'il était présent. Aucune installation n'est nécessaire de votre côté.
Sans frais de déplacement, quelle que soit votre région. Convient aux réunions en visioconférence comme aux séances hybrides.
Sur votre enregistrement
Vous captez la séance vous-même et vous nous transmettez le fichier par l'espace client. Nous ne prenons en charge que la rédaction. C'est ce que le métier appelle l'audiotypie.
La solution la plus économique lorsque votre captation est de bonne qualité. Nous vous indiquons, avant la première séance, comment enregistrer pour que le document soit exploitable.
Vous pouvez changer de mode d'une séance à l'autre.
Beaucoup de nos clients font venir un chargé de réunion pour les séances qui comptent — la négociation annuelle, la consultation sensible, l'assemblée générale — et travaillent à distance ou sur enregistrement le reste de l'année. Le devis est établi mode par mode ; il suffit de nous le préciser à la commande.
Sup Rédac en quelques minutes.
Déroulé d'une mission
Cinq étapes, aucune n'est facultative
Le déroulé ci-dessous vaut pour les trois modes. Seule l'étape de captation change.
Le devis, sous 24 heures ouvrées
Vous nous indiquez la date, la durée prévisible et le type d'instance. Nous répondons avec un format recommandé, un nombre de feuillets estimé, un prix et une date de livraison. Si un format moins coûteux nous paraît suffisant pour l'usage que vous décrivez, nous vous le disons.
La préparation, avant la séance
Nous demandons l'ordre du jour, la liste des participants avec leurs fonctions, et les documents de séance. Le rédacteur les lit en amont. C'est ce travail invisible qui lui permet d'orthographier correctement les noms propres, de comprendre vos sigles internes et de suivre un débat technique sans décrocher.
La captation — ou votre fichier
Sur site ou à distance, le chargé de réunion assiste à la séance, prend des notes et enregistre. Il consigne ce que l'audio ne dit pas : les entrées et sorties, les suspensions, les mouvements de séance, les documents distribués en cours de réunion. L'enregistrement est systématiquement doublé sur un second appareil. En audiotypie, cette étape vous appartient : vous déposez votre enregistrement dans l'espace client, accompagné de la liste des participants.
La rédaction
Le rédacteur dispose de l'enregistrement et des notes de séance, qui lui disent qui a parlé, dans quel ordre, et ce que l'audio seul ne révèle pas. Il applique le format retenu et les conventions propres à votre instance : style indirect ou direct, temps employés, formules de vote consacrées, manière de désigner les intervenants. Un passage inaudible est signalé avec son minutage, jamais deviné.
La relecture, par une seconde personne
Orthographe, cohérence des noms et des fonctions, exactitude des chiffres, respect de la trame. Vous recevez le document au format Word dans l'espace client — et en PDF si vous en faites la demande. Les corrections relevant de notre responsabilité sont reprises jusqu'à validation, sans facturation.
Nos moyens
Ce que nous apportons dans la salle
Captation professionnelle
Enregistreurs multipistes, micros de table et micros d'ambiance selon la configuration. Nous ne dépendons pas de la sonorisation de la salle, mais nous nous y connectons quand elle existe.
Double enregistrement
Une séance ne se rejoue jamais. C'est la raison pour laquelle nous enregistrons systématiquement deux fois, sur deux appareils indépendants l'un de l'autre. Une panne, une carte défectueuse ou une batterie à plat ne coûte alors rien à personne.
Visioconférence et séances hybrides
Le chargé de réunion se connecte à votre réunion comme un participant, sur Teams, Zoom, Meet ou Webex. Aucune installation n'est nécessaire de votre côté, et aucun frais de déplacement.
Vos propres enregistrements
Tous les formats courants sont acceptés — MP3, WAV, M4A, ainsi que les enregistrements produits par Teams ou Zoom. Nous vous conseillons en amont sur la manière de capter pour obtenir un document exploitable.
Séances longues
Une journée complète de séance ne nous pose pas de difficulté. Nos chargés de réunion sont des professionnels aguerris, entraînés à tenir l'attention et la prise de notes du matin au soir, y compris sur les ordres du jour les plus denses.
Espace client sécurisé
Dépôt des documents de séance, réception des livrables, historique de vos comptes rendus. Hébergement en France, aucun échange par messagerie ouverte.
Une équipe durablement affectée
Le même binôme — chargé de réunion et rédacteur — suit votre instance d'une séance à l'autre. Il connaît les dossiers en cours, les personnes, les positions de chacun et vos conventions de rédaction.
Questions fréquentes
Sur notre manière de travailler
Faut-il obligatoirement faire venir quelqu'un sur place ?
Non. Nous intervenons de trois façons : sur site, à distance en nous connectant à votre visioconférence ou au flux de diffusion de la séance, ou sur un enregistrement que vous réalisez vous-même — c'est l'audiotypie. Le déplacement s'impose surtout pour les tables rondes, les séances tendues et les instances nombreuses où il faut identifier chaque voix. Pour beaucoup de réunions ordinaires, le distanciel donne un résultat identique sans frais de déplacement.
Vous travaillez sur nos propres enregistrements ?
Oui. Vous déposez le fichier dans l'espace client avec la liste des participants et l'ordre du jour, nous rédigeons. Tous les formats courants sont acceptés, y compris les enregistrements produits par Teams ou Zoom. C'est la formule la plus économique lorsque votre captation est de bonne qualité — et nous vous indiquons avant la première séance comment enregistrer pour que le document soit exploitable.
La personne qui assiste à la séance est-elle celle qui rédige ?
Pas toujours, et c'est délibéré. La captation en séance et la rédaction sont deux métiers distincts. En séance, nous envoyons le plus souvent un chargé de réunion : un professionnel de la captation et de la prise de notes, entraîné à identifier chaque intervenant, à noter les mouvements de séance et à obtenir un enregistrement exploitable dans des conditions parfois difficiles. La rédaction est ensuite confiée à un rédacteur, professionnel de l'écrit. Les deux travaillent en binôme sur votre instance et se transmettent tout ce que l'enregistrement ne dit pas. Sur certaines missions, une même personne assure les deux rôles ; c'est alors parce qu'elle possède les deux compétences, pas par principe.
Utilisez-vous la transcription automatique ?
Pas comme document livrable. Un outil de transcription peut servir de support de travail au rédacteur, comme un dictionnaire ou un correcteur, mais il ne distingue pas deux voix qui se chevauchent, n'entend pas un sigle interne et ne sait pas qu'une phrase inachevée doit le rester. Tout document que nous livrons a été écrit et relu par des personnes.
Que faites-vous si un passage est inaudible ?
Nous ne devinons jamais. Le passage est signalé par une mention explicite dans le document, avec son minutage, ce qui permet au secrétaire ou au président de le compléter s'il en a le souvenir. C'est la seule attitude honnête, et c'est aussi ce qu'exige un document qui peut être produit en justice.
Combien de relectures avant livraison ?
Une relecture complète par une personne différente du rédacteur : orthographe, cohérence des noms et des fonctions, exactitude des chiffres, respect de la trame et des conventions de l'instance. Sur les documents de gouvernance, une vérification supplémentaire porte sur l'énoncé littéral des résolutions et les résultats de vote.
Que se passe-t-il si nous demandons une correction après livraison ?
Toute erreur qui nous est imputable est reprise gratuitement, autant de fois que nécessaire et jusqu'à validation : orthographe, nom mal orthographié, chiffre erroné, propos mal restitué par rapport à l'enregistrement, non-respect de la trame convenue. C'est notre responsabilité et nous l'assumons sans discuter. En revanche, une demande qui ne relève pas de l'enregistrement ne peut pas être traitée de la même façon : ajouter une intervention qui n'a pas eu lieu, reformuler des propos réellement tenus, intégrer un élément survenu hors séance. Ces demandes sont légitimes et fréquentes, mais elles relèvent d'un travail de réécriture qui fait l'objet d'un devis. Le procès-verbal doit rester fidèle à ce qui a été dit : c'est ce qui lui donne sa valeur.